การสร้างแบบสอบถามหรือแบบฟอร์มต่างๆด้วย Google Forms เพื่อลดการใช้กระดาษ
ข้อดีของการใช้ Google Forms
- ช่วยลดใช้กระดาษ ลดภาวะโลกร้อนและยังประหยัดเงินด้วย
- ลดความผิดพลาดในการทำงาน Google Forms มีการตรวจคำตอบให้เองอัตโนมัติ ไม่ต้องห่วงเรื่องความผิดพลาด
- ลดเวลาในการทำงาน เนื่องจาก Google Forms มีการสร้างรายงานให้อัตโนมัติเพื่อรวบรวมข้อมูล โดยแยกประเภทรายงานได้หลายประเภท
- ไม่ต้องกลัวเรื่องเอกสารหาย Google Forms จะถูกเก็บอยู่ใน Cloud สามารถเรียกดูข้อมูลย้อนหลังได้ตลอด และสามารถดูได้ทุกที่ ทุกเวลา
วิธีการสร้าง Google Forms
เริ่มต้นที่ต้องมี Gmail ก่อน ซึ่งหากยังไม่มี Gmail สามารถสมัครได้ที่ลิ้งนี้ค่ะ สมัคร Gmail
เมื่อมี Gmail แล้ว เราสามารถใช้งานเมนูต่างๆได้หลายเมนู หนึ่งในนั้นคือ Google Drive ซึ่ง Google Drive จะเป็นพื้นที่หลักให้เราเก็บข้อมูล backup ข้อมูล และยังมีโปรแกรม Google Doc และ Google Sheet ซึ่งเอาไว้ใช้ทดแทน Microsoft Word และ Microsoft Excel ได้ด้วย
แต่วันนี้เราจะเจาะลึกในส่วนของ Google Forms ซึ่งมีวิธีการใช้งานดังนี้
- เข้าไปที่หน้า Google Drive ของตัวเองตามลิ้งค์นี้
https://drive.google.com/drive/my-drive และกดเลือก “ใหม่” ตามภาพ
- เลือกที่เพิ่มเติม –> Google ฟอร์ม
- เราจะได้หน้าตาของ Google Forms เป็นแบบนี้
รู้จักเครื่องมือในการสร้าง Forms
ตัวอย่างการสร้าง Forms
การตรวจคำตอบอัตโนมัติ
- เลือกการตั้งค่า ซึ่งอยู่มุมบนขวามือของ Forms
- ตั้งค่าตามแบบทดสอบตามรูปภาพด้านล่าง
- เมื่อตั้งค่าเรียบร้อย จะมีส่วนของเฉลยคำตอบเพิ่มขึ้นมาตามภาพ และให้กดเข้าไปที่เฉลยคำตอบ
- ตั้งค่าการกำหนดคำตอบตามรูปภาพด้านล่าง ก็เป็นอันเรียบร้อย
การส่งเพื่อให้ผู้อื่นเข้ามากรอกข้อมูลใน Forms
- เลือก ส่ง ซึ่งอยู่มุมบนขวามือของ Forms
- รูปแบบการส่ง มีอยู่หลายรูปแบบด้วยกัน ทั้งส่งผ่าน Email , ส่งแบบลิ้ง , หรือส่งผ่าน Facebook
การดูรายงาน
- เมื่อมีคนทำแบบฟอร์ม จะมีตัวเลขจำนวนผู้ทำแบบฟอร์มแสดงอยู่ด้านบนของฟอร์ม
- สามารถดูรายงานทั้งข้อมูลสรุป แยกคำถามหรือแยกรายการได้
และหากต้องการ Export ข้อมูลออกมาเป็น Excel ก็สามารถทำได้โดยเลือกสเปรชีท สัญลักษณ์สีเขียวด้านขวามือ
สเปรชีทนี้เปรียบเสมือน Microsoft Excel เมื่อ Export สามารถดูข้อมูลรายงานต่างๆได้เลย แต่หากต้องการดูใน Microsoft Excel ต้องแปลงไฟล์เป็น xlsx อีกครั้ง เพื่อให้ดูข้อมูลใน Microsoft Excel ได้
